Vilket kassasystem ska en frisör välja?

Välj ett molnbaserat kassasystem som stödjer hyrstolar och provision.
Swish och Bokadirekts betallösning. .

Att tänka på (koncist)

Antal stolar/hyrstolar och användare

Integrationer: Bokadirekt + bokföring (Fortnox/Visma)

Betalmetoder: Swish, kort, Apple/Google Pay, faktura

Offline‑läge och driftssäkerhet

Kostnadsstruktur: licens vs transaktioner vs hårdvara

Support på svenska och GDPR/dataplacering

Kassasystem för frisör: komplett, uppdaterad guide (med praktiska exempel, siffror och checklista)

Att välja rätt kassasystem är en av de viktigaste investeringarna du gör som frisör eller salongsägare. Ett modernt kassasystem knyter ihop kassa, bokning, kundhantering och lager – och gör vardagen snabbare, mer lönsam och mer professionell. Den här guiden innehåller allt från vad ett frisörkassasystem är till exakt vilka funktioner du bör kräva, hur du jämför leverantörer, konkreta kostnadsexempel, arbetsflöden, och hur Bokadirekt helhetsllösning kan hjälpa dig. All originalinformation från din text finns kvar och är utbyggd med fler detaljer, siffror, exempel och tips.

Snabböversikt: vad ett kassasystem för frisörer innehåller

‍

Bokadirekt har ett kassasystem för frisörer är en helhetslösning som ofta kombinerar:

Kassa och betalningar (kort, Swish, Apple/Google Pay, kontanter)

Bokning och kalender

Kundhantering (historik, behandlingar, allergier, preferenser)

Lager och butik (schampo, färg, stylingprodukter)

Rapporter och bokföringsunderlag

För salonger med hyrstolar krävs ofta stöd för flera företag/användare i samma kassaregister — med separata rapporter, provision och utbetalningar per frisör

Vad ska ett bra kassasystem för frisörer kunna? (och hur fungerar det i praktiken)

1) Bokning och kalender

Onlinebokning 24/7 och väntelista: minskar administration och fyller luckor.

Automatiska påminnelser via SMS/mail: minskar no-shows. Typiska effekter: minskning av no-shows med 30–70% beroende på meddelande och tidpunkt.

No-show-skydd: deposition (t.ex. 20–50% av beloppet) eller förskottsbetalning för dyrare behandlingar (balanserat efter kundbas). Med Bokadirekt finns det lösningar för detta.

Integration med Bokadirekt: säkerställ att bokningen synkar med kassan så att dubbelbokningar undviks. Guide till kassasystem – allt du behöver veta

Tips: testa olika tidpunkter för påminnelser (t.ex. 48 timmar + 2 timmar före) och mät förändring i no-show. Kombinera e-post + SMS för högre leverans.

2) Betalningar och kvitton

Kortterminal med kontaktlösa betalningar: stöd för Apple Pay/Google Pay/Samsung Pay.

Swish: stöd för Swish företag

Presentkort: digitala eller fysiska presentkort, möjlighet att sälja online och lösa in i kassan.

Delbetalning/faktura: integration med externa leverantörer (t.ex. Walley).

3) Lager och butik

Automatisk lageravdrag per såld produkt och varningsnivåer/beställningspunkter.

Separata konton för tjänsteförsäljning och produktförsäljning (för korrekt moms- och bokföring).

Kampanjer, paket och rabatter — bygg paket (exempel: klippning + behandling för ett rabatterat pris).

Praktisk inställning: sätt beställningspunkt utifrån omsättning och leveranstider (t.ex. beställningspunkt = 2 veckors försäljning vid 7 dagars leveranstid).

4) Rapporter och bokföring

X- och Z-rapporter, dagsavslut och momsunderlag.

Försäljningsrapporter per frisör, tjänst/produkt och tidsperiod - viktigt för provision och planering.

Provision och avräkning för hyrstolar: separata raporter per användare/företag.

5) Flera företag, hyrstolar och arbetsdelning

Ställ in separata användare och behörigheter.

Skapa separata “kassalådor” eller “företagsflöden” per hyrstol om flera företag verkar i samma lokal.

Möjlighet till individuella rapporter/avräkningar och utbetalningsunderlag. Experttips: skapa en tydlig mall för uthyrning/avräkning som alla parter godkänner innan de börjar, så undviks tvister.

‍

6) Roller, behörigheter och GDPR

Begränsade behörigheter per personalnivå. I bokadirekt kan du enkelt ställa in vilka personer som ska ha vilka behörigheter.

Loggning av kassaåtgärder och bruk av backoffice-roller.

Kryptering och säker hantering av personuppgifter — välj leverantör som uppfyller GDPR.

‍

7) Hårdvara: vad behövs?

iPad/surfplattebaserad kassa eller allt-i-ett-terminal (stor skärm, integrerad kvittoskrivare och kortterminal). På som kund till Bokadirekt kan du beställa en terminal av oss.

Kortterminal: stationär, kassakopplad eller trådlös för betalning vid stol.

Kvittoskrivare: termisk, snabb (minst 200 mm/s), lägsta kostnad per kvitto.

Kassalåda: USB eller styrd via skrivare/terminal.

Streckkodsläsare för butiksslag.

Offline-läge: verifiera hur systemet hanterar betalningar och lager vid nätbortfall (kassan ska vara driftssäker vid tillfällig offline).

Molnbaserat eller lokalt installerat?

Molnbaserat kassasystem

Fördelar: automatisk backup, snabba uppdateringar, åtkomst från flera enheter, enkel skalning för hyrstolar, ofta integrationer till bokföringstjänster.

Nackdelar/att tänka på: kräver stabil internetuppkoppling; kontrollera offline-funktioner (hur länge kan kassan fungera offline, vilka funktioner begränsas?).

Lokalt installerat kassasystem

Fördelar: kan fungera helt utan internet.

Nackdelar: manuell backup, färre uppdateringar, mer underhåll. Svårare att erbjuda fjärrsupport eller moln-integrationer.

Rekommendation: för de flesta frisörer är ett molnbaserat system mest framtidssäkert — särskilt om du vill integrera bokning (Bokadirekt), bokföring och ha åtkomst från mobil.

1) Kartlägg behov

Antal frisörer/stolar (inkl. hyrstolar), försäljningsvolym, produktlager.

Behov av presentkort, depositioner, delbetalning.

Rapportkrav

2) Välj uppställning

iPad/allt-i-ett-terminal vs. stationär.

En kassa per salong eller flera (tänk rent praktiskt: reception + mobila terminaler vid stolen).

3) Testa i praktiken

Be om demo och testkonto. Sätt upp med dina egna tjänster/produkter.

Prova dagsavslut, Z-rapport, SIE-export och koppling mot bokföringsprogram.

Simulera no-show och deposition-flöde.

4) Kontrollera regelverk och säkerhet

Kassaregister ska vara tillverkardeklarerat/godkänt enligt Skatteverket när krav föreligger. Kontrollera att systemet lever upp till gällande krav.

GDPR-hantering, backup- och krypteringsrutiner.

5) Se till att det fungerar med Bokadirekt

Verifiera flödet: bokning → påminnelse → betalning → kvitto → rapport.

Testa rutiner för no-shows och depositioner. {Experttips: kör ett par fullständiga testbokningar från kundperspektiv (bokning via Bokadirekt till betalning i kassan) för att fånga felflöden.}

6) Utbilda och lansera

Skapa enkla rutiner för öppning/stängning (se mall längre ner).

Träna teamet i rabatter, returer, dagsavslut och hantering av presentkort. {Experttips: spela in korta skärmvideor av vanliga flöden så nya anställda snabbt kan komma igång.}

Mall: öppnings- och stängningsrutiner (exempel)

Öppning (checklista, ca 5–10 min):

Logga in i kassan och kontrollera att alla användare har rätt behörighet.

Kontrollera internet/WiFi/4G och att betalterminal är ansluten.

Kontrollera kvittorullar/termisk papper eller e-kvitto-inställningar.

Kontrollera dagens personallista och eventuella depositioner/bokningar.

Kör en snabb testbetalning (0 kr eller testläge) för att verifiera anslutning. {Experttips: ha en checklista på väggen eller i Google Drive så att alla kan följa samma rutin.}

Stängning (checklista, ca 10–20 min):

Kör dagsrapport (Z-rapport) och spara/arkivera elektroniskt.

Kontrollera och skriv ut/spara SIE4 eller bokföringsunderlag.

Stäm av kassalåda mot rapporter.

Kör rapport per frisör om relevant; förbered avräkning/utbetalning till hyrstolar.

Säkerhetskopiera/arkivera eventuella kvitton och e-post-kvitton.

Regler och krav från Skatteverket (förenklad)

Ett kassaregister krävs om du säljer varor/tjänster kontant eller med kort över vissa gränser — ofta uttryckt i prisbasbelopp (t.ex. fyra prisbasbelopp) under ett räkenskapsår. Kontrollera aktuell gräns hos Skatteverket eftersom nivåerna uppdateras årligen.

Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat eller uppfylla gällande kontrollenhetskrav.

Du ska erbjuda kvitto (papper eller elektroniskt) till kund.

Spara Z-rapporter och underlag enligt reglerna.

Undantag kan finnas för mycket liten omsättning eller särskilda situationer. Kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket. {Experttips: rådgör med din revisor eller redovisningsbyrå om du är osäker kring kassaregisterkravet för din verksamhet.}

Integration med Bokadirekt — effektivt arbetsflöde

Kombinationen av ett modernt kassasystem och Bokadirekt som bokningsmotor ger en komplett kundresa:

Fyll kalendern: Bokadirekt ökar synligheten och låter kunder boka 24/7.

Minska no-shows: använd påminnelser och möjlighet till deposition.

Förenkla vardagen: kunder bokar själva, du tar betalt i kassan och får automatiska underlag.

Hyrstolar: varje frisör kan ha egen profil och egna rapporter, samtidigt som salongen har överblick.

Exempel på effektivt arbetsflöde (utökat)

1) Kund hittar dig på Bokadirekt och bokar en tid — bokningen synkas till kassan.

2) Påminnelse skickas automatiskt 48 timmar + 2 timmar före.

3) Kunden anländer, registreras i kundregistret (ev. ny kund).

4) Behandlingen genomförs och rekommenderade produkter noteras.

5) Betalning i kassasystemet (kort/Swish/Apple Pay).

6) Kvitto skickas via SMS/mail; lagersaldo uppdateras automatiskt.

7) Daglig/veckovis SIE-export sker till ekonomisystemet; vecka- eller månadsvisa rapporter skickas till revisorn.

8) Provision/avräkning för hyrstolar skapas automatiskt.

Vanliga frågor (utökade svar)

Vilket kassasystem är billigast?

‍

"Billigast" beror på omsättning, transaktionsmix och behov. En enkel mobil kassa kan ha låg månadsavgift men högre transaktionsavgifter. Jämför total kostnad (licenser + transaktioner + hårdvara) mot funktioner du behöver. Räkna på 24–36 månader. Bokadirekt erbjuder Lägsta Prisgaranti på sin helhetslösning.

‍

Vilket kassasystem ska jag välja?

Välj ett molnbaserat, välbeprövat system med frisörspecifika funktioner: hyrstolar, provision, lager, SIE4 och tydliga rapporter. Säkerställ integrationer mot Bokadirekt och ditt bokföringssystem. Sök leverantörer som erbjuder lokal support på svenska och en testperiod.

När behöver man inte ha kassaregister?

Om din kontant- och kortförsäljning understiger de gränser som Skatteverket sätter (t.ex. fyra prisbasbelopp under ett år). Kontrollera aktuella gränser hos Skatteverket.

Fungerar Swish, Apple Pay och Google Pay?

De flesta moderna kassasystem stödjer Swish och kontaktlösa betalningar via terminaler som accepterar Apple Pay och Google Pay

Fungerar kassasystem på iPad?

Ja — många system är iPad-baserade eller erbjuder allt-i-ett-terminaler. Välj efter hur mycket rörlighet du behöver och vilken hårdvara leverantören erbjuder.

Checklista innan du bestämmer dig (utökad)

Uppfyller det Skatteverkets krav? Det är viktigt för dig att ta reda på. Bokadirekts kassasystem uppfyller alla skatteverketskrav.

Stöd för hyrstolar, provision och individuella rapporter?

Swish, kort, Apple/Google Pay och presentkort

Lagerhantering med streckkod och beställningspunkter

Offline-läge: hur länge och vilka funktioner fungerar offline?

Stabil hårdvara: batteritid, kvittoskrivarehastighet, garantier?

Tydliga kostnader: licens, transaktionsavgifter, hårdvara, SMS-kostnader?

Support på svenska, responstider och dokumenterad onboarding? Bokaidrekt erbjuder Svensksupport och en onboarding med en specialist så att du kan känna dig trygg.

Smidigt flöde med Bokadirekt för bokning och påminnelser?

Säkerhet: datalagring inom EU (relevans för GDPR), kryptering och loggar? {Experttips: rangordna dessa punkter efter vad som kostar mest för dig (t.ex. transaktionsavgift vs. licens) för en snabb jämförelse mellan leverantörer.}

Praktiska tips & exempel från verkligheten

Minska no-shows: överväg deposition 20–50% för behandlingar över t.ex. 800–1 000 kr. Mät resultat efter 3 månader.

Utnyttja paket och presentkort: 10–15% rabatt på paket kan öka snittköpet och kundlojalitet.

Använd knappkarta/visuell layout på iPad så receptionister snabbt hittar tjänster utan artikelnummer.

Träna personalen: 2–3 korta träningar (30–60 min) vid lansering räcker ofta för att undvika fel i kassahantering. {Experttips: mät antal kassahanteringsfel före och efter utbildning för att utvärdera träningens effektivitet.}

Säkerhet och GDPR — konkret checklista

Dokumentera rättslig grund för kunddata (samtycke eller avtal).

Tillgångsbegränsning: endast behörig personal får se kunddata.

Loggning: spara vem gjorde vad i kassan och när.

Radera/arkivera kunddata enligt era policys — erbjud kunder rätt att få ut sina uppgifter.

Kontrollera var data lagras (EU vs annat) — välj leverantör med datalagring inom EU om möjligt. {Experttips: be om ett databehandlingsavtal (DPA) och be leverantören specificera var data lagras och vilka underleverantörer som används.}

Extra: hur mäter du att ett nytt kassasystem varit lyckat? (KPIs)

Minska no-shows (%) efter införande (mål t.ex. -30% första 3 månader).

Ökning av snittnota per kund (mål t.ex. +5–15% via produktförsäljning och paket).

Tid besparad per vecka i administration (t.ex. 3–6 timmar/vecka).

Antal dagar till full SIE-integration och fungerande bokföringsflöde.

Kom igång idag — konkret handlingsplan

1) Definiera behov och budget (lista: antal stolar, nuvarande transaktionsvolym, önskade integrationer). Guide för att starta eget i Sverige {Experttips: om du är ny som företagare, ta med en revisor tidigt i processen för att bedöma moms- och kassaregisterkrav.}

2) Boka demo hos 2–3 leverantörer och begär testkonto + referenser från salonger.

3) Jämför total kostnad över 24–36 månader, inklusive förväntade transaktionskostnader.

4) Sätt upp ditt konto på Bokadirekt eller kontrollera existerande integration.

5) Testa hela flödet: bokning → betalning → kvitto → rapport → bokföring.

6) Utbilda teamet och lansera med tydliga öppnings-/stängningsrutiner.

7) Mät KPI:er första 3 månader och justera depositioner/påminnelser/erbjudanden.

‍

FAQ

Vilket kassasystem är billigast?

Det beror på din omsättning och transaktionsmix; räkna total kostnad (licens + transaktioner + hårdvara) över 24–36 månader för att se vad som blir billigast i praktiken. Bokadirekt har en betallösning med kassa som erbjuder Lägsta Pris-garanti för de som väljer vår helhetslösning.

Vilket kassasystem ska jag välja?

Bokadirekts kassasystem ingår i en helhetslösning för betalningar som är skräddarsydd för salonger och kliniker.

Detta ingår i Bokadirekts helhetlösning för betalningar:

Stöd för kort, Swish, Apple Pay, Google Pay, faktura och delbetalning
Walley
Fullt integrerat med Bokadirekts bokningssystem
Ökad konvertering vid bokning och färre no-shows

När behöver man inte ha ett kassaregister?

Du behöver vanligtvis inte kassaregister om kontant- och kortförsäljningen ligger under de gränser Skatteverket satt (t.ex. fyra prisbasbelopp) — kontrollera aktuella regler hos Skatteverket eller din revisor.

Fungerar Swish, Apple Pay och Google Pay i Bokadirekts kassasystem?

Ja, de flesta moderna kassasystem och terminaler stödjer Swish och kontaktlösa betalningar såsom Apple Pay och Google Pay och delbetalning, men kontrollera leverantörens avgifter och kompatibilitet.

Fungerar kassasystem på iPad?

Ja, många lösningar är iPad-baserade eller erbjuder både iPad-appar och allt-i-ett-terminaler; välj baserat på behov av rörlighet och önskad hårdvara.