En anställd kostar vanligtvis mellan cirka 1,35–1,70 × bruttolönen beroende på tjänstepension, försäkringar och kollektivavtal — vilket ofta motsvarar ett påslag på ungefär 35–70% utöver lönen (med variationer beroende på avtal och stödformer).

‍

Att överväga (kort):

• Arbetsgivaravgifter (≈31–32%)

• Tjänstepension + särskild löneskatt (4–6% + 24,26% på pensionspremien)

• Semester, sjuklön, försäkringar (0,6–5%)

• Rekrytering, onboarding och produktivitetstapp

• Utrustning, licenser och arbetsplatskostnader

• Eventuella stöd som växa‑stöd eller åldersrelaterade nedsättningar

Vad kostar en anställd?

Att anställa är ofta det största steget i ett växande företag. Men vad kostar en anställd egentligen – utöver lönen? Här får du en komplett, faktagranskad och utökad genomgång med konkreta formler, fler exempel (per månad, per år och per timme), vanliga fallgropar, kalkyler för växa‑stöd, rekryterings- och onboardingkostnader och praktiska tips för att hålla koll på personalkostnaderna i vardagen. 

Snabb överblick – kostnader utöver lön

Utöver bruttolön tillkommer normalt:

• Arbetsgivaravgifter: cirka 31–32% av bruttolönen för de flesta anställda (standardnivå – kontrollera aktuella procentsatser hos Skatteverket).

• Särskild löneskatt på pensionskostnader: 24,26% av pensionspremien (det blir ett tillskott i procent av lönen beroende på pensionsnivån — se exempel längre ner).

• Tjänstepension: ofta 4–6% av lön (många kollektivavtal har ~4,5% upp till ett inkomsttak; privat avtal kan vara högre).

• Försäkringar: t.ex. arbetsskadeförsäkring, gruppliv, omställning (schablon ofta 0,2–5% beroende på avtal och bransch; Fortnox använder ofta 5% som schablon för vissa försäkringskostnader).

• Semesterkostnad:

• Månadsanställda: semestertillägg (sammalöneregeln) — enligt lag minst 0,43% av månadslönen per semesterdag (kan vara högre enligt kollektivavtal).

• Timanställda: semesterersättning (procentregeln) — minst 12% enligt semesterlagen vid 25 semesterdagar; fler dagar ger högre procent.

• Sjuklön och frånvaro: arbetsgivaren betalar sjuklön dag 1–14 (med karensavdrag) innan ersättning från Försäkringskassan tar över (från dag 15 vid längre sjukperioder).

• OB, övertid och annan lönetillägg: enligt avtal och praxis.

• Rekrytering och introduktion: annonseringskostnader, rekryteringsbolag, tester, intervjutid, utbildningstid, produktivitetsbortfall (se uppskattningar nedan).

• Arbetsplats och verktyg: hyror, möbler, dator, telefon, programlicenser, arbetskläder osv. (vanliga uppskattningar 500–2 500 kr/mån per anställd beroende på funktion och bransch).

• Förmåner: friskvårdsbidrag, subventionerad lunch, förmånsbil etc.

• Administration: lönesystem, bokföring, HR-tjänster, utbildningskostnader.

Snabb tumregel:

• Utan pension/kollektivavtal: total kostnad ofta 1,35–1,45 × bruttolön.

• Med pension/kollektivavtal: ofta 1,45–1,70 × bruttolön (kan vara högre för höga förmåner eller omfattande försäkringar). 

Så räknar du – formel och exempel

Grundformel

• Månadskostnad = bruttolön + arbetsgivaravgifter + tjänstepension + försäkringar + semester (tillägg/ersättning) + övriga fasta och rörliga påslag (licenser, utrustning, förmåner).

• Årskostnad = månadskostnad × 12 + eventuella engångskostnader (rekrytering, certifieringar, datorinköp, onboarding).

• Timkostnad (betald tid) = månadskostnad / arbetade timmar per månad.

• Timkostnad (debiterbar tid) = årskostnad / debiterbara timmar per år.

Tips: En heltidsanställd på 40 h/vecka har teoretiskt cirka 173 timmar/månad (52 veckor × 40 h / 12). När du tar hänsyn till semester, helgdagar, sjukfrånvaro och interna möten blir debiterbar tid ofta 1 400–1 700 timmar/år beroende på bransch. Använd er faktiska historik för mer träffsäker prissättning.

‍

Exempel 1: månadsanställd 30 000 kr/mån (utökat och förklarat)

Antaganden (samma som i ditt exempel plus förtydliganden):

• Arbetsgivaravgift: 31,42%

• Tjänstepension: 4,5% (pensionspremie på lön + semestergrundande belopp)

• Försäkringar: 0,6% (schablon)

• Semestertillägg: 0,43% per semesterdag, vid 25 dagar — motsvarar ungefär 10,75% av en månadslön per år (beräknas nedan)

• Övrigt (verktyg/licenser m.m.): 0 kr i grundexempel (lägg till de faktiska beloppen för din verksamhet)

Beräkning per månad (detaljerat):

• Bruttolön: 30 000 kr

• Arbetsgivaravgifter: 30 000 × 31,42% = 9 426 kr

(Arbetsgivaravgiften beräknas normalt på lönen samt semesterlönegrundande ersättningar — i förenklade månadsberäkningar används ofta en schablon på bruttolönen.)

• Tjänstepension: 30 000 × 4,5% = 1 350 kr

• Försäkringar: 30 000 × 0,6% = 180 kr

• Semestertillägg (proportionell månadsandel): Ett sätt att beräkna är

• Årlig semestertillägg = månadslön × 0,43% × 25 dagar = 30 000 × 0,0043 × 25 = 3 225 kr/år

• Månadsbelopp = 3 225 / 12 ≈ 269 kr (avrundat i ursprunget till ≈ 270 kr)

Total månadskostnad: 30 000 + 9 426 + 1 350 + 180 + 269 ≈ 41 225 kr (samma som ditt exempel: 41 226 kr vid avrundningar)

Årskostnad: 41 225 × 12 ≈ 494 700 kr (i ditt exempel 494 712 kr; små avrundningsskillnader är normala)

Timkostnad (betald tid, ex. 165 h/mån): 41 225 / 165 ≈ 250 kr/h (i ditt exempel ≈249 kr/h)

Obs och förtydliganden:

• Om du har fasta kostnader per anställd, t.ex. 500 kr/mån i licenser/utrustning, lägg till dem för att få 41 725 kr/mån.

• Arbetsgivaravgiften ska i praktiken beräknas på lön + semesterlön och vissa förmåner, så exakta siffror kräver detaljerad lönekörning.

• Särskild löneskatt på pensionspremier tillkommer: se beräkning längre ner (i exemplet ovan ingår pensionspremien men ej explicit dess särskilda löneskatt; i dina ursprungliga Fortnox‑exempel beräknades den separat).

Exempel 2: timanställd 180 kr/h (utökat)

Antaganden:

• Semesterersättning: 12%

• Arbetsgivaravgift: 31,42%

• Tjänstepension: 4,5% (frivillig utanför kollektivavtal)

• Försäkringar: 0,6%

Formel per timme:

1) Lön inkl. semester: timlön × (1 + semesterersättning)

2) Arbetsgivaravgift på lön inkl. semester

3) Tjänstepension på timlönen

4) Försäkringar på timlönen (eller på lönen inkl semester beroende på vad som gäller)

Beräkning:

• Lön inkl. semester: 180 × 1,12 = 201,60 kr

• Arbetsgivaravgifter: 201,60 × 31,42% ≈ 63,30 kr

• Tjänstepension: 180 × 4,5% = 8,10 kr

• Försäkring: 180 × 0,6% = 1,08 kr

Total timkostnad: 201,60 + 63,30 + 8,10 + 1,08 ≈ 274,08 kr/h

Variant: Om semesterersättningen är 12,72% (förekommer i vissa avtal) blir lön inkl. semester 180 × 1,1272 = 202,90 och timkostnaden ökar något.

Arbetsgivaravgifter – vad ingår och när gäller andra nivåer?

• Standardnivån ligger vanligtvis kring 31–32% och består av flera delar: ålderspensionsavgift, sjukförsäkring, föräldraförsäkring, arbetsmarknadsavgift med mera.

• Nedsättningar eller särskilda regler kan gälla:

• Anställda i vissa åldersintervall (t.ex. ungdomar eller pensionärer) där procentsatsen är lägre.

• Särskilda stödformer som växa‑stöd (sänkta avgifter under en viss period för nyanställningar i småföretag).

• För anställda som nått pensionsålder kan arbetsgivaravgiften vara betydligt lägre.

• Regler och procentsatser ändras. Kontrollera alltid aktuella nivåer hos Skatteverket och i ditt lönesystem. 

Särskild löneskatt på pensionskostnader — förklaring och exempel

• Pensionspremier som arbetsgivaren betalar (t.ex. 4,5% tjänstepension) är föremål för särskild löneskatt på 24,26% på just pensionskostnaden.

• Den speciella löneskatten räknas alltså som: särskild tax = pensionspremie × 24,26%.

• Exempel: Om pensionspremien är 4,5% av lönen:

• Pensionspremie = 30 000 × 4,5% = 1 350 kr/mån

• Särskild löneskatt per månad = 1 350 × 24,26% ≈ 327 kr/mån

• Detta motsvarar i effekt cirka 1,09% av lönen (4,5% × 24,26% ≈ 1,09%) vilket alltså måste läggas ovanpå pensionskostnaden i totalbilden.

• I tidigare Fortnox‑exempel beräknades särskild löneskatt på hela årets pensionspremie, vilket ger samma resultat i årsberäkning (se exempel med årskostnader nedan). 

Växa‑stöd för de första två anställda — konkret

• För de två första anställda (utöver delägaren i ett enmansföretag) kan företag ibland få sänkt arbetsgivaravgift i form av växa‑stöd. Reglerna är tidsbegränsade och föremål för förändringar — kontrollera aktuella villkor hos Skatteverket.

Typisk konstruktion (exempel):

• Istället för fulla arbetsgivaravgifter betalar arbetsgivaren ålderspensionsavgift (10,21%) i upp till 24 månader i följd.

• Den sänkta avgiften gäller på ersättning upp till ett tak (t.ex. 35 000 kr/mån). På ersättning över taket betalas full arbetsgivaravgift.

• Exempel: Om en anställd har 30 000 kr/mån och stöd gäller:

• Istället för 31,42% betalar du 10,21% på 30 000 = 3 063 kr istället för 9 426 kr — en besparing på ~6 363 kr/mån på denna position under stödtiden (förenklat).

• Viktigt: Stödet gäller inte automatiskt för alla företag och har detaljerade villkor kring vem som räknas som första två anställda, så kontrollera alltid regelverket innan beräkning.

Exempel: Räkna ut vad en anställd kostar — helt genomräknat (två varianter)

I nedan exempel utgår vi från att den anställde har 25 semesterdagar och att full arbetsgivaravgift betalas. Schablonen på 5 procent för vissa försäkringskostnader används i Fortnox‑materialet; här använder vi försäkringsschablon 0,6% i ditt ursprungliga exempel för att matcha det du gav. Vi visar både sammalöneregeln och procentregeln och inkluderar särskild löneskatt på pensionspremien.

A) Vid sammalöneregeln (månadsanställd), ursprungsexempel med förtydliganden

Antag:

• Månadslön: 30 000 kr × 12 = 360 000 kr/år

• Semestertillägg (25 dagar): 0,43% per semesterdag → årligt semestertillägg = 30 000 × 0,0043 × 25 = 3 225 kr/år

• Arbetsgivaravgift: 31,42% (på lön + semestertillägg)

• Försäkringskostnad: schablon 5% används i vissa beräkningar som alternativ; här använder vi ditt antagande 0,6% (du kan byta siffran för din verksamhet)

• Tjänstepension: 4,5% (pensionspremie)

• Särskild löneskatt på pensionspremien: 24,26%

Beräkningar (per år):

• Lön: 360 000 kr

• Semestertillägg: 3 225 kr

• Arbetsgivaravgift: (360 000 + 3 225) × 31,42% = 114 125 kr (samma som i ditt exempel)

• Försäkringskostnader: (360 000 + 3 225) × 0,6% = 2 179 kr (om du i stället använder 5% som Fortnox‑schablon blir det 18 161 kr — detta är en väsentlig skillnad; kontrollera vad som gäller för din bransch)

• Tjänstepension: (360 000 + 3 225) × 4,5% = 16 345 kr

• Särskild löneskatt på pension: 16 345 × 24,26% ≈ 3 965 kr (detta var med i ditt ursprungliga Fortnox‑exempel)

• Total kostnad per år = 360 000 + 3 225 + 114 125 + 2 179 + 16 345 + 3 965 ≈ 499 839 kr (små avrundningsskillnader förklarar nära matchning mot ditt ursprungliga 499 476 kr)

• Total per månad ≈ 41 653 kr (avvikelse beroende på vilken försäkringsschablon som används)

Kommentar: I ditt originalexempel användes försäkringsschablon 5% i Fortnox‑informationen för vissa rader och 0,6% i ditt första scenario. Det gör stor skillnad i totalsumman — kontrollera vilka försäkringar (och därmed nivåer) som gäller i ditt fall.

B) Vid procentregeln (timanställd eller rörliga löner)

Antag:

• Total semesterlönegrundande lön under intjänandeåret: 360 000 kr

• Semesterersättning: 12% → 43 200 kr

• Arbetsgivaravgift: (360 000 + 43 200) × 31,42% = 126 685 kr (samma som ditt exempel)

• Försäkringskostnader: (360 000 + 43 200) × 0,6% = 2 016 kr (eller 20 160 kr vid 5% schablon)

• Tjänstepension: 360 000 × 4,5% = 16 200 kr

• Särskild löneskatt: 16 200 × 24,26% ≈ 3 931 kr

• Total kostnad per år ≈ 360 000 + 43 200 + 126 685 + 2 016 + 16 200 + 3 931 ≈ 552 032 kr (ditt ursprungliga värde 554 447 kr beror på att du räknade med försäkringsschablon 5% där; välj rätt försäkringssiffra för ditt företag)

• Total kostnad per månad ≈ 46 003 kr

Viktigt: De största avvikelserna i totalbilden kommer ofta från vilken försäkringsschablon du använder (0,6% vs 5%), pensionsnivå, om särskild löneskatt räknas och vilka fasta kostnader per anställd som inkluderas. 

Andra kostnader som påverkar — rekrytering, onboarding och produktivitetstapp

Utöver lönepåslag tillkommer flera poster som ofta underskattas:

• Rekryteringskostnad: annonser, rekryteringsföretag, tid för intervjuer och tester. Typiska intervall:

• Junior tjänst: 10 000–40 000 kr

• Specialist eller chef: 30 000–200 000+ kr (rekryteringsföretag tar ofta 15–30% av årslönen)

• Onboarding och utbildning: interna träningar, mentorstid — räkna med 10–50 timmar chefstid + flera veckors minskad produktivitet.

• Produktivitetsförlust (ramp-up): en nyanställd kanske levererar 50–70% av full kapacitet under första 3 månaderna, 80–90% efter 6 månader. Kostnadsram: för en tjänst som skulle generera 50 000 kr i täckningsbidrag per år kan ramp-up motsvara 10–30 000 kr i förlorad intäkt det första året.

• Utrustning: dator 8 000–25 000 kr, mobil 2 000–8 000 kr, ergonomisk stol 2 000–8 000 kr — ofta engångskostnader.

• Certifikat och kurser: 5 000–50 000 kr beroende på roll och bransch.

Hantera dina anställda i lönesystem och kalkylatorer

• Lönesystem (t.ex. Fortnox Lön) och kalkylatorer i ekonomisystem hjälper till att säkerställa korrekta arbetsgivaravgifter, AGI-inlämning, skattetabeller, semesterregler och rapportering. Fortnox Lön 

Säkerställ att:

• Procentsatser för arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt är uppdaterade.

• Rätt semesterregel (sammalöneregel eller procentregel) används för respektive anställd.

• Tjänstepension och försäkringar är inlagda med korrekta nivåer.

• Eventuella stöd som växa‑stöd är korrekt hanterade i systemet.

• Stäm av med redovisningskonsult eller HR‑partner vid osäkerhet. 

Praktiska tips för debitering och prissättning (kalkyl till timpris)

1) Räkna fram din självkostnad per årsanställd (inkl. allt ovan).

2) Bestäm debiterbara timmar per år (exempel: 1 600 h/år för konsult — justera till er verklighet).

3) Grundtimpris (täckning) = års­kostnad / debiterbara timmar.

4) Lägg på önskad bruttomarginal (t.ex. 30–60%) för att täcka fasta företagskostnader och vinst.

Exempel: Om års­kostnad = 500 000 kr och debiterbara timmar = 1 600:

• Självkostnad per timme = 500 000 / 1 600 = 312,50 kr

‍

• Med 40% marginal blir pris = 312,50 / (1 − 0,40) ≈ 520,83 kr/h

Tips för att få kontroll på personalkostnaden

• Planera schema efter efterfrågan: bemanna toppar och undvik överbemanning under lågsäsong.

• Sätt rätt priser: räkna baklänges från timkostnad och önskad marginal.

• Minska no-shows: använd förskottsbetalning, avbokningsregler och automatiska påminnelser.

• Höj beläggningen: erbjud kampanjer vid lågtrafik, paketera tjänster, kombinera korta och långa uppdrag för jämnare intäktsflöde.

• Följ nyckeltal per medarbetare: beläggningsgrad, snittintäkt per timme, täckningsbidrag per tjänst, kostnad per produktiv timme.

• Sätt budget för onboarding och följ upp ramp‑up‑perioden – mät när en nyanställd når full produktivitet. 

Hur du räknar växa‑stöd i din kalkyl (praktiskt exempel)

Antag att du anställer en person med bruttolön 30 000 kr och är berättigad till växa‑stöd för första 24 månaderna upp till 35 000 kr:

• Normal arbetsgivaravgift = 31,42% → 30 000 × 31,42% = 9 426 kr

• Med växa‑stöd betalar du ålderspensionsavgift 10,21% → 30 000 × 10,21% = 3 063 kr

• Besparing per månad ≈ 6 363 kr (9 426 − 3 063)

• Årlig besparing ≈ 76 356 kr (om stödet gäller hela året)

• Observera: på lönedelar över 35 000 kr/mån gäller full avgift — dela upp beräkningen vid högre löner.

Vanliga frågor och svar (sammanfattning och förtydliganden)

Vad kostar en anställd utöver lön?

Räkna med arbetsgivaravgifter, särskild löneskatt på pensionskostnader, pension, försäkringar, semester, sjuklön, OB/övertid, verktyg/arbetsplats, administration och eventuella rekryterings- och onboardingkostnader. Ofta 35–70% påslag beroende på avtal och förmåner.

Vad kostar en anställd i månaden?

Multiplicera bruttolönen med din totala påslagsfaktor och addera fasta per‑anställd‑kostnader (licenser, utrustning). Exempel: 30 000 × 1,37 ≈ 41 100 kr/mån (exempelvärde).

Vad kostar en anställd per år?

Månadskostnad × 12, plus rekrytering/utbildning och engångsposter.

Hur räknar jag vad en anställd kostar i timmen?

• Betald timkostnad: månadskostnad / arbetade timmar per månad.

• Debiterbar timkostnad: årskostnad / debiterbara timmar (mer relevant för prissättning).

Vad kostar en anställd med tjänstepension?

Lägg till pensionsnivån (t.ex. 4,5%) på lönen och räkna även särskild löneskatt (24,26%) på pensionspremien - vilket i praktiken ger ett tillägg på pensionsnivån × 24,26% ovanpå premien.

Finns det lägre arbetsgivaravgifter?

Ja – för vissa åldersgrupper, pensionärer och i särskilda stödformer (t.ex. växa‑stöd) kan avgiften vara lägre. Kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket.

Checklista – så gör du din egen kalkyl

• Hämta aktuell arbetsgivaravgift och särskild löneskatt från Skatteverket.

• Bestäm semesterregel: semestertillägg (månadsanställd) eller semesterersättning (timanställd).

• Välj nivå för tjänstepension och försäkringar (kontrollera kollektivavtal).

• Lägg in rekryterings- och onboardingkostnader (engång).

• Addera löpande fasta kostnader: licenser, utrustning, kontor, telefon, försäkringar.

• Räkna fram:

• Månadskostnad

• Årskostnad

• Timkostnad (betald och debiterbar)

• Jämför mot dina intäkter per tjänst – behöver priser eller bemanning justeras?

• Simulera scenarion med olika antaganden (t.ex. försäkringsnivå 0,6% vs 5%, pensionsnivå 4,5% vs 6%) för att se känsligheten i kalkylen.

Rekrytering och onboarding — praktiska schablonvärden att prova

• Annons + screening: 2 000–15 000 kr

• Rekryteringsbyrå: 15–30% av årslön (eller fast avgift)

• Onboarding tid: 40–160 timmar chef/kollega i praktiken (beräkna till kostnad)

• Engångsutrustning per nyanställd: 10 000–35 000 kr beroende på roll

Hur Boknings- och schemaläggningsverktyg kan hjälpa (exempelvis Bokadirekt)

• Fyll kalendern: bli synlig för potentiella kunder och jämna ut beläggningen.

• Ta betalt online: minska uteblivna intäkter, säkra kortbetalningar.

• Smarta avbokningsregler och påminnelser: minskar no‑shows.

• Rapporter: se intäkt per tjänst och per medarbetare för att jämföra mot personalkostnader och justera priser och bemanning. Guide till affärssystem – välj rätt för ditt företag {Expertförslag: Lägg till ett kort fallstudie-exempel från en tjänsteföretag som ökade beläggningen med schemaläggningsverktyg och hur det påverkade behovet av ytterligare personal.}

‍

Avslutande råd

• Räkna alltid med flera scenarion (konservativt / realistiskt / optimistiskt).

• Använd ditt lönesystem för att simulera verkliga lönekörningar med korrekta procentsatser.

• Dokumentera antaganden (pensionsnivå, försäkrings schablon, debiterbar tid) så att du kan revidera kalkyler vid förändringar i regelverk eller affärsmodell.

• Vid beslut om nyanställning: jämför kostnaden för anställd vs. extern konsult/tjänst (inklusive flexibilitetsvärde och kontinuitet).

Behöver du hjälp att räkna exakt för din verksamhet? Använd ett lönesystem eller kalkylverktyg (t.ex. i Fortnox eller annat system) och rådgör med din redovisningskonsult för att säkerställa att alla procentsatser och stödformer (som växa‑stöd) tillämpas korrekt i just ditt fall. 

‍

FAQ + Vanliga frågor 

‍

Vad kostar en anställd?

En anställd kostar oftast mellan cirka 1,35–1,70 × bruttolönen beroende på tjänstepension, försäkringar och kollektivavtal — motsvarande ungefär 35–70% påslag utöver lönen i många fall.

Vad kostar en anställd utöver lön?

Utöver bruttolön tillkommer arbetsgivaravgifter, särskild löneskatt på pensionspremier, tjänstepension, försäkringar, semesterkostnader, sjuklön, rekrytering, onboarding, utrustning och administrativa kostnader.

‍

Vad kostar en anställd i månaden?

Månadskostnaden beräknas som bruttolön plus arbetsgivaravgifter, pension, försäkringar, semesterpåslag och fasta per‑anställd‑kostnader; i exemplet i texten blev 30 000 kr lön ≈ 41 200–41 700 kr/mån beroende på antaganden.

‍

Vad kostar en anställd i timmen?

Betald timkostnad = månadskostnad / arbetade timmar per månad. Debiterbar timkostnad = årskostnad / debiterbara timmar per år (vanligtvis 1 400–1 700 h/år beroende på bransch).

‍

Vad kostar en anställd per år?

Årskostnad = månadskostnad × 12 plus engångskostnader som rekrytering, utrustning och utbildning. I exemplen i texten varierade årsbeloppen runt 495 000–552 000 kr beroende på semesterregel och försäkringsschablon.

‍

Hur räknar man ut vad en anställd kostar?

Använd formeln: årskostnad = lön + arbetsgivaravgifter + pension + särskild löneskatt på pension + försäkringar + semester + övriga fasta och rörliga kostnader + engångsposter. Dela sedan på relevanta timmar för timkostnad.

‍